Profesional Food & Beverage Manager

Profesional Food & Beverage Manager

A         LATAR BELAKANG

Pada umumnya disuatu perusahaan manufacture mempunyai manager Produksi , manager Marketing , manager HRD , manager Customer Service , dan manager A&G

Berbeda dengan usaha manufacture tersebut diatas , seorang Profesional Food & Beverage Manager di bidang usaha Food and Beverage , akan berperan sebagai manager Produksi , manager Marketing , manager HRD , manager Customer Service dan sekaligus merangkap sebagai manager A&G .Dalam melaksanakan tanggung jawabnya , seorang Profesional Food & Beverage Manager mempunyai tugas managerial menurut Jack.E.Miller , David K.Hayes , Lea R.Dobson , Food and Beverage COST CONTROL   adalah sebagai berikut :

·          Managing Revenue and Expense

·          Determining Sales Forecast

·          Managing the Cost of Food

·          Managing the Cost of Beverage

·          Managing the Food and Beverage Production Process

·          Managing Food and Beverage Pricing

·          Managing Cost of Labour

·          Controling Other Expenses

·          Analysing Results Using the Income Statement

Tugas managerial tersebut diatas mencakup unsur managemen dan unsur akutansi / pembukuan. Efektifitas dan efisiensi manajemen dalam perencanaan dan pengendalian usaha , sangat ditentukan oleh output sistem informasi akutansi dan keuangan

Apabila tugas dan tanggung jawab pengelolaan tersebut dilakukan secara manual, maka informasi yang didapat akan tidak realtime dan kurang akurat . Oleh karenanya seorang Profesional Food & Beverage Manager dalam mengelola usahanya butuh dukungan teknologi komputer

Seiring dengan berkembangnya teknologi, telah banyak ditemukan software-software Busines Management yang dapat membantu manajemen suatu perusahaan dalam mengambil keputusan untuk mengendalikan suatu usaha .

Salah satu dari software tersebut adalah
QuicBooks Accounting System & Business Mangement Software

B         KEUNTUNGAN KOMPUTERISASI DATA DIBIDANG MANAJEMEN

Komputerisasi dalam bidang akutansi / manajemen memiliki keuntungan sebagai berikut.

Posting dilakukan secara otomatis sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan

Data transaksi di buat satu kali saja sehingga mengurangi pengetikan data secara berulang , sehingga meniadakan kesalahan ketik.

Multi User , artinya data yang tersimpan dalam satu komputer dapat diakses oleh komputer lainnya pada waktu yang bersamaan .

User Profile , yang memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap orang/user untuk tiap kegiatan. Misalnya operator bagian penjualan hanya dapat membuat faktur , tidak bisa mengubah maupun menghapusnya.

Realtime Processing , artinya setiap transaksi yang diinput akan langsung mengubah saldo perkiraan , yang pada ahirnya mengubah juga nilai-nilai yang tertera dalam laporan keuangan . Jadi setiap ada transaksi baru , pada saat itu juga kita dapat melihat Neraca , laporan Laba/Rugi , dan laporan lainnya yang sudah up-to-date.

C         QUICKBOOKS Accounting System & Bussiness Management Software

QuickBooks adalah salah satu Accounting System & Bussines Management Software , yang berfungsi sebagai software pengolah data akutansi terpadu , yang mudah dioperasikan bagi penerapan sistem informasi akutansi dan management berbasis komputer.

Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat (15 jam pertemuan) , bahkan bagi awam yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman dibidang akutansi.

QuickBooks adalah paket program yang dibuat secara terpadu (integrated software) , dalam artian bahwa semua bagian yang terkait dalam bisnis dapat bekerja secara bersama-sama (multi user) dan menghasilkan report secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan pula.

Software ini dapat dibeli di IT Mall dengan harga Rp.20.000,-- perkeping CD

1.        Empat konsep dasar

Empat konsep dasar pada QuickBooks ,adalah : Accounts ,Items, Customers, dan Vendors,. Bila dalam dua menit konsep dasar ini bisa dimengerti maka selanjutnya akan mudah untuk memahami seluk beluk informasi perusahaan dengan cepat dan benar .

Account: Adalah account yang digunakan dalam pembukuan , untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran (biasanya disebut sebagai kode perkiraan)

Customers: Customer / pelanggan adalah seseorang yang membayar untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan .

Vendors: Vendor adalah seseorang kepada siapa perusahaan membayar kecuali karyawan. Dan itu bisa berarti , subcontractors, perusahaan gas-air-listrik , pemilik lahan , kantor pajak , atau suppliers.

Items: Item adalah sesuatu atau apa saja yang dijual ,dibeli dan dibayar oleh perusahaan .

2.             Kerjasama Team dalam Jaringan

Untuk mendapatkan informasi manajemen dengan QuikBooks tidak dilakukan secara individual , akan tetapi informasi tersebut didapat atas kerjasama Team

Misalkan dalam struktur organisasi suatu usaha Food and Beverage terdiri dari :

·          Manager F&B

·          Financial Controler (Pembukuan)

·          Purchasing

·          Food Production ,

·          Pastry

·          Bar

·          Kasir

Apabila dimasing-masing bagian tersebut mempunyai komputer yang sudah dirangkai satu sama lain dalam satu jaringan lokal , maka dengan Quickbooks setiap bagian dapat memanfaatkan komputernya untuk memasukkan data sesuai dengan bidang tugasnya , dan dalam waktu yang bersamaan (multi user).

Apabila tugas masing-masing bagian dilaksanakan dengan tertib dengan bantuan QuickBooks , maka semua laporan atau informasi yang dibutuhkan oleh Manager akan tersedia setiap saat.

3.             Pembagian tugas antar Bagian .

Berikut adalah gambaran pembagian tugas memasukkan data oleh Manager dan setiap bagian lainnya.

Manager F&B

Berikut adalah data yang harus disiapkan oleh seorang Food & Beverage Manager , pada awal kegiatan usaha .

Jenis Tugas	Aplikasi dalam QuickBooks
Menyiapkan daftar kode Rekening (Chart of Account) Menyusun Budget Membuat daftar item persediaan Membuat daftar item habis pakai Membuat standard resep food product Membuat standard resep Pastry Membuat standard resep Beverage Membuat daftar departemen	Chart of Account Create Budget Item Inventory Part Item non Inventory Item Assembly Item Assembly Item Assembly Class List

Purchasing

Bertugas memasukkan data pembelian yang telah dilakukan , dengan menggunakan icon Write Check.

Food Product Chef

Bertugas memasukkkan data jumlah makanan yang akan dibuat (Food Processing) sesuai rencana produksi harian yang sudah direncanakan oleh Manager

Pastry Chef

Bertugas memasukkkan data jumlah makanan yang akan dibuat (Pastry Processing) sesuai rencana produksi harian yang sudah direncanakan oleh Manager , dengan menggunakan icon Built Assembly

Bar Captain

Bertugas memasukkan data setiap jenis dan jumlah Beverage yang dibuat atas pesanan pelanggan seuai dengan CO , dengan menggunakan icon Built Assembly

Cashier

Bertugas memasukkan data penerimaan pembayaran yang diterima dari pelanggan , sesuai dengan menu yang dipesan , dengan menggunakan icon Sales Receipt

Bagian Financial Kontrol (Pembukuan)

Memeriksa pemasukan data oleh masing-masing bagian dengan nota atau bukti-bukti transaksi yang ada. Dengan menggunakan fasilitas Journal.

4.             Laporan yang dihasilkan

Dengan pembagian tugas memasukkakan data seperti tersebut diatas , maka laporan apa saja yang dibutuhkan oleh Manager dan masing-masing bagian akan tersedia secara otomatis dan real time.

Dengan demikian Manager tidak usah disibukkan dengan membuat laporan secara manual.

SEMUA LAPORAN DAPAT DITAMPILKAN DENGAN HANYA SATU KLIK SAJA PADA MOUSE